Ley de Parkinson: desactívala y aprende a gestionar tu tiempo

La ley de Parkinson contempla un comportamiento extraño y muy frecuente. Nos muestra que cuando tenemos algo que hacer, tardamos en hacerlo y siempre acabamos perdiendo el tiempo. Si aprendes a desactivarla, gestionarás mejor tu tiempo y lograrás ser más eficaz. Esto es lo que me propongo explicarte hoy.

Según esta ley, tengas el tiempo que tengas, siempre vas a ocuparlo por completo para realizar una actividad. O dicho de otra manera, la tendencia que tenemos es dilatar el trabajo para acoplarlo al tiempo disponible.

Este concepto, se lo debemos al autor Cyril Northcote Parkinson, que lo desarrolló en 1955 y dió su nombre a la ley. Publicó un ensayo al respecto y, a posteriori, una obra completa profundizando sobre este tema que había despertado tanto interés en un libro que llamó: Parkinson’s law: The pursuit of progress.

El trabajo se expande hasta ocupar todo el tiempo disponible

En el ensayo satírico que Cyril Northcote Parkinson publicó en la revista The Economist. desarrolla su idea poniendo por ejemplo una anciana cuya única tarea del día es escribir una postal. La señora empieza buscando sus gafas durante más de una hora, luego se dedica a buscar una postal durante otra hora, invierte unos noventa minutos es escribirla, y continúa así hasta que el día entero se haya empleado en la escritura de una simple postal.

¿Por qué somos víctimas de la ley de Parkinson? ¿Por qué desarrollamos este tipo de comportamiento?

Según los que han estudiado este tema, la razón de este comportamiento podría ser que cuando tenemos algo que hacer, en vez de considerar el tiempo que necesitamos para realizar el encargo, pensamos en el tiempo del que disponemos. Esto provoca que vamos postergando, dilatando el tiempo, siendo muy poco eficientes.

¿Qué nos hace reaccionar así?

Si tenenos tiempo, tendemos a ocuparlo por completo para culminar una tárea, porque sabemos que podemos permitirnos tardar. Es un círculo vicioso. Tardamos más porque sabemos que podemos permitirnos tardar.

Las tres leyes de Parkinson

En el libro que siguió al ensayo inicial, el autor no habló de una sola ley, sino de tres. La primera, la acabamos de describir en detalle. Pero existen otras dos, derivadas de la primera y son muy interesantes también.

Expansión de los gastos

Hemos visto que tendemos a aprovechar todo el tiempo disponible, expandirlo y agotarlo para terminar una tárea. Lo mismo ocurre con los gastos. Si se tiene un presupuesto, la tendencia será generar los gastos para acabar con todo el presupuesto. En el caso de que se aumentará, también aumentarían los gastos y se generarían más.

Menor relevancia, más tiempo

Y por último, me gustaría subrayar lo curiosa que resulta la última ley de Parkinson. Se ha observado que cuanto más irrelevante sea una tárea, más tiempo le dedicamos, y cuando más importante sea, menos tiempo le dedicaremos. Existe una relación inversamente proporcional.

¿Una ley universal?

Si bien el autor de esta ley tomó por ejemplo la administración y la gestión burocrática, es notable que sus efectos se extienden a muchos ámbitos.

Muchos estudiantes demuestran hasta que punto son víctimas de esta ley, en su capacidad de respuesta y de trabajo. Cuando se les encomienda un trabajo, una investigación o un proyecto, se les adjudica un plazo razonable de tiempo para entregarlo. Suelen protestar por sistema para alargar el plazo, pero si este se mantiene, unos empezarán cuanto antes, y distribuirán su esfuerzo en el plazo concedido y otros se retrasarán, y completarán la tárea cuando falte poco por concluir el plazo, sintiéndose cada vez más presionados y agobiados, probablemente lo culminarán al último momento.

Podemos preguntarnos si las cosas habrían sido diferentes en caso de haber ampliado el plazo de entrega. ¿Habría cambiado algo?

Pues no, todo habría ocurrido exactamente igual. Algunos habrían empezado en seguida y repartido su esfuerzo, la mayoria, sabiendo que les sobraba el tiempo habrían demorado al máximo el momento de empezar, y acabado teniendo que trabajar a última hora con prisas y máxima presión.

¿Qué podemos deducir de esta ley?

La conclusion que podemos sacar es que si en ambos casos, los resultados han sido similares, es que el plazo de tiempo ofrecido, nunca tuvo importancia, no fue determinante. Los estudiantes agotaron todo el tiempo disponible, y llegaron al final del plazo en idéntidas circunstancias.

Cómo enseñar a tus alumnos a vencer la Ley de Parkinson

¿Cómo desactivar esta ley?

Sí se puede escapar a esta ley, para ser más productivos y eficientes y dejar atrás la procrastinación.

La forma de conseguirlo es dibujando una estrategia simple y eficaz.

Planifica tu trabajo: establece con exactitud lo que tienes que hacer.

Time boxing: divide la tárea en bloques definidos. Planifica pequeños descansos controlados entre bloques o grupos de bloques.

Establece tus plazos: decide cuánto tiempo máximo deberás dedicar a cada bloque. Luego, intenta hacerlo en la mitad de tiempo.

Pomodoro: controla en todo momento el tiempo invertido.

Y sobre todo: evita las distracciones. Apaga el móvil, concéntrate en lo que tienes que hacer y no permitas que nada ni nadie te distraiga.

Conclusión

Los patrones que menciona la ley de Parkinson, tienen un resultado común: una falta de eficiencia. El tiempo nunca es suficiente y los recursos tampoco alcanzan para la consecución de los proyectos. Y esto se debe fundamentalmente a la mala gestión de ambos recursos.

Las distracciones, la procrastinación, la pereza, el bajo rendimiento, en una palabra la falta de esfuerzo son los enemigos que te acechan en tu camino, los que te impiden conseguir tus objetivos. Cuando conozcas la ley de Parkinson, sabrás cómo funciona y también como desactivarla. La estrategia, como siempre, tendrá un papel clave en tu éxito.

Por lo tanto, si consigues desactivarla, empezarás a gestionar mejor tu tiempo. La clave es no demorar lo que sabemos que tenemos que hacer y empezar cuánto antes. No dedicar más tiempo de lo estrictamente necesario a cada tárea. Dividir las táreas en bloques y asignarles un tiempo máximo.

Aplicando estas técnicas, serás más eficiente y más productivo, conseguirás tus objetivos e incluso te sobrará tiempo, para dedicarlo a lo que tu prefieras.